تنظيم الملفات الإدارية

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

Contents

تنظيم الملفات الإدارية |طريقة ترتيب ملفات الارشيف

كيف تنظم مكتبك

كيف تنظم مكتب وترتيب ملفات الملفات يدويا بهذا المقال سنعرفك على كيفية ترتيب ملفات المكاتب الإدارية، عملية ترتيب الملفات تعتبر من العمليات الروتينية الشاقة التي يقوم بها الموظف بصفة شبه يومية ولتقوم تنظيم المكتب وتجهيز المكتب اتبع الخطوات التالية

الرد على الرسائل

قم بالرد على الرسائل الواردة بمجرد قراءتها لا تؤجل الرد على الرسائل وقم بالرد عليها فورا او كتابتها او بإملائها على السكرتيرة لتقوم بصياغتها وإرسال الرد واذا كنت موظف قم بالرد بنفسك او قم بتفويض هذه المهمة لموظف اخر.

التخلص من رسائل البريد

قم بتقييم أوراق العمل الخاصة بك يمكنك التخلص من الاوراق المستعملة ومن أكثر من نصف البريد الوارد إليك بمجرد فتحه.

اكتب الاهداف الرئيسية للعمل

اكتب الأفكار الرئيسية فقط دع السكرتير الخاص بك يقوم بصياغة المواد المكتوبة التي عليك كتابتها ويمكنك استعراضها او مراجعتها قبل الطباعة الأخيرة ولا تضيع وقتك في كتابة المسودات.

نظم وقتك

تنظيم الوقت عبر تحديد موعد نهائي لإنهاء العمل، تعلم العمل بسرعة وحاول الانتهاء من العمل في الوقت المخصص وذلك بتحديد موعد نهائي للانتهاء من عملك.

لا تحاول الوصول إلى الكمال

يمكنك الانتهاء من المهمة بزيادة 10 % إلى 20% من الوقت المخصص لها فأداء المهمة بشكل مثالي وصحيح افضل من أدائها في وقتها بتسرع بشكل وغير مُرضي.

خصص وقت للتعامل مع الاوراق

حدد وقتا معين للتعامل مع أوراق العمل قم بذلك في مكان محدد ووقت محدد ليمكنك من التركيز على أداء الأعمال الأخرى دون تفكير في غيرها.

الردود والنماذج الجاهزه

قم بعمل نماذج لبعض الإجراءات الروتينية والردود الأساسية قم بالبحث عن نماذج الإجراءات الروتينية بشركتك او بالشركات الأخرى وقم بتعديلها مع ما يتوافق مع عملك.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

التطوير المستمر لعملك

التطوير المستمر يحقق الكثير من العوائد قم بتحليل أوراق العمل الخاصة بك واستعرض إجراءات التعامل معها بصفة دورية.

ابحث عن أفكار جديدة

تابع واقرأ الكتب والمجلات وتفصح المواقع المهتمة بمجال عملك ومجال تحسين وتنظيم الوقت وتحسين الإنتاجية وقم بتطبيق الأفكار المتناسبة معك.

أضف أحدث التقنيات لعملك

تعرف على برامج وتطبيقات الكمبيوتر والهاتف التي تساعدك على تنظيم عملك والبحث عنها واختار أفضلها وادخلها في عملك لتساعدك على أداء مهامك الروتينية وتنظيم وقتك وعملك.

مكان الجلوس

الموظف اكثر وقت يقضيه في اليوم هو بالجلوس على كرسي فيجب عليك استخدام كرسي جيد، الكرسي الغير مريح يشعرك بالإرهاق والتعب والآلام بينما يمنحك الكرسي المريح شعور بالاسترخاء وتجديد النشاط طوال اليوم، فقم بتقديم طلب للحصول على كرسي مريح للعمل او جد كرسي واستعمله.

لا تكثر النسخ

لا تقم بعمل نسخ من الأوراق إلا إذا احتجت إليها بالفعل تعد نصف الأوراق الموجودة في الملفات نسخا مكررة فلذلك لا تنسخ الأوراق لمجرد النسخ واستخدم الكمبيوتر وبرامج التخزين السحابي لحفظ الملفات كما يمكن استخدام الفلاش.

قد قد قمنا بتعريفك كيفية تنظيم المكتب وإدارة المكاتب أو أدوات المكتب وللمزيد من المعلومات ننصح بقراءة مقال

كيف تنظم وقتك في العمل

تنظيم وتجهيز المكتب

اذا اردت معرفة متطلبات تجهيز مكتب واكسسوارات المكتب وكيفية تجهيز المكاتب بطقم مكتب وتريد معرفة مستلزمات المكاتب الإدارية والأثاث المكتبي المطلوب فسنعرفك من خلال هذا الفيديو على كيفية تجهيز المكاتب عبر افكار لديكور المكتب وتنظيم المكتب

كيف يمكنك تنظيم ملفات العمل بصورة صحيحة؟!

تنظيم ملفات العمل من أهم الأشياء التي يجب العمل عليها وعدم إهمالها لكنها ليس من المهام الممتعة أيضاً تابع الخطوات التالية لتُنجزها في أسرع وقت ممكن.

تنظيم ملفات العمل أحد المهام الشاقة التي تتطلب مجهود ذهني وبدني كبير، خاصة لو كانت بكميات كبيرة ولها تصنيفات متعددة، لكن في نفس الوقت تُعتبر أحد المهام التي لا غنى عنها، فكيف ستجد أوراق وملفات أي عميل أو صفقة تُريدها لو لم تقم بتنظيمها وترتيبها بصورة صحيحة! في هذا المقال سنقدم لك بعض الخطوات البسيطة التي يُمكن أن تُساعدك في هذه المهمة.

كيف تستطيع تنظيم ملفات العمل بصورة سليمة ؟

استقطع بعض الوقت من جدولك اليومي

كي تتمكن من ترتيب ملفاتك بصورة صحيحة، يجب أن تُعامل الأمر على أنه مهمة كأي مهمة أخرى يتوجب إنجازها والانتهاء منها في أسرع وقت ممكن، لذلك لا تعتمد على أوقات فراغك فقط، بل ضعها ضمن جدول أعمالك اليومي، إن لم يكن لديك الوقت الكافي فقسمها على عدة أيام، لكن لا تُهملها.

افحص الأوراق بحكمة

في البداية قم بتقسيم الأوراق لمجموعات صغيرة، لا يُشترط أن تكون فئات مشتركة، بعد ذلك قم بفحص كل مجموعة سريعاً واستخراج الأوراق غير الهامة للتخلص منها، كي تُقلل عدد الأوراق والملفات التي ستحتفظ بها لاحقاً، آخيراً قم بتقسيم الأوراق الباقية لمجموعتين، مجموعة ستحتاجها في المستقبل القريب ولو بعد عدة أشهر، وأخرى يُمكن أرشفتها أو الاحتفاظ بها في مخزن الأوراق، حتى تحتاجها في وقت لاحق.

ضع الأوراق في ملفاتها

الآن قم بفحص كل مجموعة وترتيبها حسب العميل أو الشركة الخاصة بها، ثم ضعها في ملفات كي يسهل الاحتفاظ بها واستخراجها لاحقاً، الأفضل أن تقوم بترتيب الأوراق داخل كل ملف وفقاً للتواريخ سواء من الأحدث للأقدم أو العكس، كي لا تستغرق الكثير من الوقت في استخراج أي وثيقة لاحقاً.

رتب الملفات بترتيب الأحرف

لو كانت الملفات بأسماء العملاء والشركات فالأفضل أن تقوم بترتيبها أبجدياً، لكن في هذه الحالة تأكد من كتابة الأسماء على الملفات من الخارج بصورة واضحة، والأفضل أن تقوم بوضع كل حرف في قسم خاص به، لا تضع جميع الملفات في خزانة واحدة، كي يسهل استخراجها لاحقاً.

نظمهم حسب المجموعات

لو كنت تعمل كمحامي مثلاً فالأفضل لك أن تقوم بتقسيم الملفات وفقاً لنوع القضايا، لا أسماء العملاء، أو بمعنى آخر، قم بعمل أقسام كبيرة لأنواع القضايا ثم رتب العملاء أبجدياً وفقاً لكل قسم، بهذه الطريقة ستُسهل عملك أكثر وستتمكن من إيجاد أي ملف تُريده بشكل فوري.

قسم الملفات حسب الشهر

إن كان لديك الكثير من الملفات ولا وقت لديك للقيام بكل الترتيبات السابقة، فعلى الأقل قسم الأوراق حسب التواريخ الشهرية والسنوية، كي يكون لديك مكان أو دليل تبدأ منه عند البحث عن أي ورقة تُريدها، لكن مهما حدث لا تترك أوراقك مبعثرة بهذه الطريقة.

نظم الملفات في نهاية العام

لو اتبعت الطريقة السابقة فلن تتمكن من ترك ملفاتك مبعثرة هكذا للأبد، لهذا لابد أن تقوم بفحصها وترتيبها قبل أن تبدأ عاماً جديداً، قم بفحصها وترتيبها تماماً كما ذكرنا سابقاً.

نظم الأوراق حسب نوع الملف

هناك طريقة أخرى يُمكن استخدامها لتنظيم ملفات العمل بسهولة، قم بتقسيم الأوراق أو ملفات العملاء لثلاث أقسام، هام جداً، وهام وعادي، ثم اختر لون معين من الملفات لوضع أوراق العملاء المهمين جداً وليكن الأحمر مثلاً، ثم اللون البرتقالي أو الأصفر للعملاء المهمين، والأخضر للعاديين.

قم بوضع علامات واضحة على كل ملف

إذا كان لديك بعض العملاء الدائمين، فبالتأكيد سيكون لهم أكثر من ملف، في هذه الحالة اكتب تاريخ بداية ونهاية الأوراق داخل الملف كي تتمكن من إيجاد الأوراق التي تبحث عنها بسهولة دون الحاجة للبحث في جميع الملفات الموجودة.

اشتري بعض حافظات الأوراق المعلقة!

هناك بعض حافظات الأوراق التي صُممت خصيصاُ لتنظيم الملفات داخل الأدراج، فيستطيع أي شخص البحث عما يُريده بسهولة دون الحاجة لإخراج كافة الملفات وإعادتها مرة أخرى للدرج، اشتري بعضها ثم اكتب على كل حافظة رقم السنة أو حرف المجموعة أو أي كان النظام الذي اتبعته، بعد ذلك ضع بداخلها الملفات التي تُريدها.

حافظ على تنظيم ملفاتك

بمجرد أن تضع نظام معين للأوراق لا تُخل به مرة أخرى، كي لا تُضيع وقتك ومجهودك سدى، ف نهاية كل يوم، استقطع نصف ساعة أو ساعة من وقتك لترتيب الأوراق ووضعها في ملفاتها التي أعددتها سابقاً.

تنظيم المكتب الاداري | 10 خطوات لتنظيم مكتبك

تنظيم الملفات الإدارية تنظيم مكان العمل يساعدك على الاستفادة من وقتك أثناء العمل في القيام بمهامك وتقليل الوقت الذي يستهلك في البحث عن ملف ما او قضاء معاملة ولتقوم بتنظيم مكتبك نقدم لك هذه الاقتراحات والمبادئ العامة لتنظيم المكتب

يمكنك الاستماع للمقال في شكل فيديو من هنا

نظم الحركة

من اسس تصميم وتنظيم المكاتب هي ترك فراغات ومساحات للعمل وللحركة فالمكان الضيق المزحم يشتت الذهن

النظافة

حافظ على نظافة المكتب واجعل مكان العمل نظيفا ومحفز على العمل والإنجاز اجعله مرتبا ونظيفا ولا تضع كتبا أو ملفات ادارية على الأرض وإنما قم بنقلها لدولاب الملفات او للارشيف.

الإضاءة الجيدة

حافظ على اضاءة المكاتب الادارية دائما باصلاح الاعطال واستخدام وحدات اضاءة مكاتب جيدة وعند تصميم المكتب ضع إضاءة جيدة فوق مكتبك او حرك مكان المكتب لمكان جيد الاضاءة.

تنظيف سطح المكتب

لا تضع على مكتبك إلا ما تقوم به الآن أو ما ستحتاجه خلال اليوم الملفات التي لا تحتاجها لابد أن يكون لها مكانها الخاص في (الأدراج او في المكتبة، الحقيبة، الخزينة، سلة المهملات) عند الضرورة اترك مساحة كبيرة على المكتب لاستخدامك الشخصي .

افحص الملفات بالمكتب

قم دائما بفحص الأشياء التي على مكتبك و قم بإعادتها إلى مكانها الصحيح عند الانتهاء منها وتخلص من الاشياء والاوراق التي قمت بالانتهاء من العمل منها

رتب مكتبة الكتب

تاكد من ترتيب الكتب والمراجع بشكل جيد ورتبهاحسب موضوعاتها إلي أقسام واضحة واجعل مكانا خاصا للكتب التي تستخدمها كثيراً .

رتب ادوات المكتب

ضع أدواتك في أماكنها ولابد أن تحتفظ بكل أداة في مكان ثابت وآمن ولا تترك على المكتب إلا الأدوات التي تستخدمها الآن فقط .

ترتيب ملفات الارشيف

احتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات لسهولة الوصول إليها واسترجاعها. اليك طريقة ترتيب الملفات يدويا قم بتصنيف الملفات وترقيمها درجة الأهمية او التاريخ او الحروف او نوع الإجراءات. اصنع ملفا واحد لكل مهمة، وضع به كل ما علاقة بهذه المهمة .

لا تنس أن تمتلك ملفا للأشياء الهامة جدا والعاجلة (ضعه دائما في متناول يديك وأمام عينيك) . اصنع ملفا آخر للأشياء البسيطة (ذات الأولوية ج) التي يمكن أن تنجزها في الأوقات الضائعة في يومك (ضعه دائما في الحقيبة). لابد كذلك من إعداد فهرس بالملفات إذا ازداد عددها.

تعامل مع سلة المهملات

سلة المهملات هامة جداً تخلص فورا من أي شيء ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد ذلك

تخلص من عوامل قلة التركيز

قلل من عوامل التشتت أثناء العمل حاول التخلص من المشتتات مثل الضوضاء كعمل عازل للصوت، والهاتف(جعله صامت او وميض) انقل ماكينة التصوير لغرفة أخرى وغيرها من عوامل التشتت

كيف تزيد انتاجيتك في العمل

تنظيم المكاتب الادارية

تعرف اهمية تنظيم المكتب وادارة المكاتب وكيفية تنظيم الملفات الإدارية بالاضافة لتعريفك مستلزمات المكاتب الادارية واداوت المكتب

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

Like this post? Please share to your friends:
الاستثمار في التداول
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: