الاجتماعات

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

ادارة الاجتماعات تعريفها وأنواعها وأشكالها

الاجتماعات توجد عدة أنواع للاجتماعات، ومن الأهمية تجنب الاجتماعات التي ليست لديها أهداف ولا معنى لها، ويجب أن تسال نفسك قبل عقد أي اجتماع؛هل من الضروري فعلاً عقد هذا الاجتماع ؟

هل يناسبك هذا النوع من الاجتماعات ويخدم غايتك ؟

تعريف الاجتماعات

هي تجمع يجمع بين 3 اشخاص واكثر بهدف تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم الافكار والاقتراحات لتطوير العمل وتحسين الانتاجية.

أنواع الاجتماعات

وجها لوجه

هذا الاجتماع يضم الجهتين اللتين اجتمعتا باتفاق مسبق او بدعوة من إحدى الجهتين او بدون سابق تخطيط، وذلك بسبب ضرورة مناقشة الأعمال.

الاجتماعات الرسمية

إن هذه الاجتماعات لديها نزعة نحو التعامل مع المسائل الروتينية وغير القابلة للجدل وذلك بشكل رئيسي، ويمكن أن تكون محطة أخيرة للقرارات التي اجتازت المراحل المرؤوسين مثل الاجتماعات المدرسية.

الاجتماع غير رسمي

يعقد هذا الاجتماع عادة بمبادرة من رئاسة الشركة، التي تقترح على عدة جهات معنية الاجتماع سويا ومناقشة الحلول المحتملة للمشكلة التي تواجهها الشركة.

الاجتماعات العامة

إنها ليست اجتماعات بمعناها الصحيح، لأن كل مهمة رئيس الاجتماع في هذه الحالة هي إعلان وجهة النظر او المعلومات دون استدعاء ردود الأفعال من الموجودين.

اجتماعات اللجان الخاصة

هذا النوع من الاجتماع يشبه غير الرسمي، لكنه أكثر ارتباطا بجدول الأعمال، ومن المحتمل أن يكون محدوداً في فترته الزمنية، وان الاجتماعات من هذا النوع تميل إلى الكثرة وعدم الرسمية، فما إن ترتفع درجة الرسمية حتى تزداد فترة الاجتماع الزمنية، عادة في هذه الحالة تنخفض نسبة الإنتاجية.

اجتماعات اللجان الدورية

إن هذا المصطلح يشمل مجموعة واسعة من الاجتماعات، التي تدعى عادة بغير الرسمية أو غير المخطط لها. ويمكن تعريفها أيضا بأنها لجنة دائمة لان مهمتها تتلخص في العمل الدائم خلافا للجنة الخاصة، وبالتالي فإن هذه الاجتماعات مخصصة على الأغلب لحل المسائل القياسية، في حين أن اللجنة الخاصة تعمل على نطاق واسع وتجتمع بصورة غير دورية.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

اجتماعات العصف الذهني

انه نموذج متقدم للاجتماع غير الرسمي، ويمكن أن يكون فعالاً جداً خاصة عندما يكون الهدف تطوير الأفكار المبدعة، لأن ذلك في حقيقة الأمر يتطلب مشاركة وتفاعلا من قبل الآخرين .

الجوائز

في هذا النوع من الاجتماعات يماثل العلاقة بين المشاركين العلاقة بين المعلم وطلابه، وليس العلاقة بين المندوبين الذين يشغلون مناصب متماثلة، وفيه يراقب رئيس الاجتماع سير الاجتماع بدقة ليتم تجنب اللحظات المخربة التي يتم فيها تضييع الوقت للتركيز على أهداف الاجتماع.

إن كل اجتماع من الاجتماعات المذكورة يتطلب تعاملاً خاصاً، ويجب أن نحصل على الفائدة القصوى من كل اجتماع عن طريق تطوير التعامل الخاص وتحليل التكتيك سلفاً.

قواعد إدارة الاجتماعات

الاجتماعات غير الفعالة

لا يوجد مبدأ للوقت ثم الكتابة عنه والتحدث عنه أو إطلاق الكثير من النكات عليه أكثر من الاجتماعات فلا يتم تشييد أي مبني بأي منشأة دون وجود غرفة اجتماعات طبقاً لنوع ومستوى التنظيم .

يقول كثير ممن يحضرون الاجتماعات بكثرة أن بعض الأفراد يحضرون الاجتماعات بدون أي داع كما أن كثيراً من الاجتماعات تدار بطريقة سيئة ومعظمها يطول وقته ويصيب الحاضرين بالسأم والملل و– و—و – إنه لا يوجد متابعة لما يتم تقريره.

يقضي المدير في أغلب المنشآت حوالي عشر ساعات أسبوعاً في الاجتماعات وأن 90% من المدراء يقولون : إن نصف اجتماعاتهم تعد مضيعة للوقت أي بمعدل خمس ساعات يومياً مما يعني 250 ساعة في العام لكل مدير .

إن أفضل حل لظاهرة الاجتماعات الضرورية في منشآت الأعمال أو على المحيط الخاص هو عقد الاجتماعات الضرورية فقط وأن تكون إدارتها حازمة وتستخدم فيها أقصى درجات الانضباط والموضوعية .

إن الاجتماعات تمثل أحد الأنشطة الإدارية للقادة الإداريين، ولذا يجب المحافظة عليها وإدارتها بفعالية متناهية على النحو التالي :

  1. الابتعاد عن عقد الاجتماعات غير الضرورية .
  2. البدء في الاجتماع في الوقت المحدد .
  3. إبلاغ الحاضرين بموعد الاجتماع .
  4. إعداد جدول بموضوعات الاجتماع .
  5. توزيع جدول الاجتماع قبل عقدة .
  6. إعداد محاضر مفصلة ودقيقة للاجتماع .
  7. اختيار أقل الأيام نشاطاً في الأسبوع .

إتيكيت الاجتماعات عن بعد.. ما يجب فعله وما يجدر تجنبه خلال مكالمات الفيديو

إتيكيت الاجتماعات عن بعد.. ما يجب فعله وما يجدر تجنبه خلال مكالمات الفيديو

اضطر عدد هائل من الموظفين، في ظل إغلاق الدول وفقًا للإجراءات الاحترازية والتدابير التي تهدف إلى مكافحة تفشي وباء كورونا، إلى مواصلة أنشطة وظائفهم المكتبية من المنزل، بما في ذلك مكالمات الفيديو والرسائل الفورية.

سواء كنت تعمل عن بعد أو كنت قد وجدت نفسك مُضطرًا للعمل من المنزل، فإنك ستضطر إلى إجراء اجتماعات مع زملائك في العمل عن طريقة مكالمة الفيديو الجماعية، ومن الضروري أن تكون مُلمًا بآداب وإتيكيت القيام بهذه الاجتماعات، وفيما يلي نستعرض مجموعة من الأمور التي عليك القيام بها وأخرى يجدر بك تجنبها.

تأكد من فعالية الأدوات

قبل أي شيء عليك التحقق من قوة شبكة الإنترنت وتأكد من أنه لن تواجه مشكلة انقطاع الاتصال أثناء الاجتماع، وتحقق من فعالية الميكروفون والكاميرا وباقي المُعدات الأخرى المتعلقة بمكالمات الفيديو.

ابحث عن مكان هادئ وخاص

من الضروري أن تجد مكانا هادئا وينعم بالخصوصية قبل الاشتراك في محادثات الفيديو الجماعية، كي تحافظ على انتباهك وتركيزك، وتجنبًا لتشتيت زملائك وباقي المشاركين في الاجتماع.

تغيير الخلفية

ربما ليس لديك مكتب في المنزل، ولا تستطيع العثور على مكان هادئ يُمكنك من حضور الاجتماع، ووجدت نفسك مُضطرًا إلى الجلوس في غرفة فوضوية نوعًا ما أو جدران ملونة بألوان لا تلائم طبيعة العمل، ولا وقت لديك لتغيير الغرفة، حسنًا تستطيع تغيير الخلفية واختيار أخرى ملائمة، تتيح لك منصة زووم باختيار خلفية افتراضية عوضًا عن الظهور داخل غرفتك، وكذلك يقدم كل من سكايب ومايكروسوفت تيم خلفيات ضبابية تُخفي ما وراءك.

حافظ على انتباهك

ربما تود العمل على بعض المهام الأخرى أثناء مكالمات الفيديو، إذا كان ذلك مُمكناً فعليك الحفاظ على تركيزك خلال الاجتماع الذي تشارك فيه حاليًا، وحاول الحفاظ على حضورك.

تكشف المكالمات والاجتماعات التي تُعقد عبر تقنية الفيديو ما إذا كنت تركز أم لا، وكذلك تظهر ما إذا كنت مُنخرطًا فعلاً فيما يتحدث عنه زملاؤك أم لا، لذلك حاول ألا تململ أو تتحرك أو تحدق في مكان آخر بينما يتحدث شخص آخر، لكن لا مشكلة في تدوين الملاحظات حول المحتوى الذي يجري مناقشته خلال الاجتماع.

اهتم بمظهرك

قبل بدء مكالمات فيديو جماعية عليك ارتداء ملابس جيدة ومناسبة تلائم الوضع والظروف، على سبيل المثال إذا كنت تتحدث مع عائلتك وأصدقائك فقط يمكن ارتداء ملابس مُريحة، ولكن إذا كنت تتحدث مع زملائك في العمل أو مديريك فمن الأفضل أن ترتدي ملابس رسمية، والالتزام بقواعد الزي التي تسنها شركتك، على الأقل في المنطقة العلوية من الجسد التي تظهر أمام الكاميرا.

أغلق الميكروفون إذا لم تكن تتحدث

في حالة تحدث زملائك أو الأطراف الآخرين خلال مكالمات الفيديو فمن الأفضل أن تُغلق الميكروفون أو تكتم الصوت، خاصة إذا كنت تخطط لتناول الطعام أثناء الاجتماع، أو إذا كان أحد أفراد أسرتك يتحدث إليك، وكذلك إذا كنت في مكان ليس هادئا أو به أصوات قد تشتت زملاءك أثناء العمل، هذه الضوضاء الخلفية أنتم جميعًا في غنى عنها. علاوة على ذلك كتم الصوت سيجنبك التعرض لبعض المواقف المُحرجة.

لا تتحدثوا مع بعض

ربما يكون لديك عدة أسئلة تود طرحها أثناء اجتماعات الفيديو، ولكن من الأفضل أن تؤجلها حتى تسنح لك الفرصة للتحدث، تجنب مقاطعة زملائك أو التحدث بينما يتكلمون خلال الاجتماعات، علاوة على كون ذلك تصرفا وقحا، فهو أيضًا يشتت الانتباه ويبعدكم عن الموضوع الأصلي، ويفقد المُتحدث قدرته على الاسترسال وشرح فكرته. لذلك من الأفضل، أن تدون ملاحظاتك وأسئلتك من أجل طرحها ومناقشتها بعد انتهاء زملائك من التحدث.

5 تطبيقات مهمة لرواد الأعمال لعقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت

يحتاج رواد الأعمال في كثير من الأوقات إلى التواصل مع مجموعات عمل مختلفة في أماكن بعيدة لشرح تفاصيل موضوع يخص سير العمل أو تطويره، وأحيانًا يحتاجون إلى التواصل المباشر مع عدد كبير من العملاء المحتملين لشرح ميزات منتج أو خدمة سيتم إطلاقها، وهنا تبرز أهمية تطبيقات عقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت أو ما يُطلق عليها Webinars.

فيما يلي 5 تطبيقات مهمة يستطيع رواد الأعمال بواسطتها عقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت بكل سهولة:

1- تطبيق ezTalks

يعتبر تطبيق ezTalks من أهم تطبيقات عقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت حيث يتيح لك التواصل مع 100 شخص في نفس الوقت مع اتاحة الكثير من الأدوات لتسهيل التعاون بينهم.

يتيح لك التطبيق العديد من الميزات منها: استضافة الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت أو الانضمام إليها بسهولة، بالإضافة إلى الدردشة الفورية ومشاركة المحتوى مع الآخرين داخل الاجتماع.

كما يمكنك من خلاله إجراء محادثات نصية فردية مع شخص واحد وكذلك محادثات جماعية مع المشاركين في الاجتماع، ويدعم ميزة Interactive whiteboards وهي سبورات شرح تفاعلية تستطيع من خلالها الشرح وتوضيح ما تريد للمشاركين، ويمكنك مزامنته مع التقويم الخاص بك للحصول على إشعارات تذكير بمواعيد الاجتماعات المهمة، بالإضافة إلى إمكانية تسجيل الاجتماعات الصوتية والفيديو.

التطبيق متاح لمستخدمي نظام أندرويد على متجر جوجل بلاي، وكذلك لمستخدمي نظام آي أو إس على متجر آيتيونز.

2- تطبيق ClickMeeting Webinars

يساعدك تطبيق ClickMeeting في كل الخطوات اللازمة لعقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت قبل وأثناء وبعد عقد الاجتماع أو المؤتمر، ويشمل ذلك الدعوات المخصصة وصفحة التسجيل، والسبورة التفاعلية للشرح و ومشاركة المحتوى، بالإضافة إلى تقديم إحصائيات تسهل لك تقييم الأداء بعد الانتهاء.

يمكنك من خلال هذا التطبيق التواصل مع 25 شخص في نفس الوقت، كما يتيح لك إلقاء عروض تقديمية إلى ما يصل إلى 5000 شخص، وبث ما يصل إلى 7 قنوات صوت وصورة مباشرة.

كما يتيح لك مزامنة الأحداث الخاصة بك مع التقويم، وإضافة جهات اتصال إلى قائمة المدعوين، والتحكم في تفاعل الحضور من خلال أوضاع الصوت.

التطبيق متاح لمستخدمي نظام أندرويد على متجر جوجل بلاي، وكذلك لمستخدمي نظام آي أو إس على متجر آيتيونز.

3- تطبيق ZOOM Cloud Meetings

يعتبر تطبيق ZOOM من أهم التطبيقات المجانية لعقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت حيث يتيح لك دعوة ما يصل إلى 100 شخص للانضمام إليك عبر الفيديو.

يتيح لك التطبيق التواصل مع المشاركين عبر الرسائل النصية، بالإضافة إلى تقديم ميزة سبورة الشرح التفاعلية التي يمكن من خلالها الرسم على الشاشة وشرح ما تريد للمشاركين، بالإضافة إلى تسجيل الإجتماعات وحفظها على جهازك.

كما يتكامل مع تطبيق Zoom Chat لإرسال النصوص الجماعية الآمنة والصور وملفات الصوت من الهاتف والحاسوب الشخصي.

التطبيق متاح لمستخدمي نظام أندرويد على متجر جوجل بلاي، وكذلك لمستخدمي نظام آي أو إس على متجر آيتيونز.

4- تطبيق GoToWebinar

يتيح لك تطبيق GoToWebinar إدارة وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت بسهولة، ويسمح لك بالتواصل 100 شخص في نفس الوقت.

ويتيح لك إرسال دعوات ورسائل بريد إلكتروني تلقائية للتذكير والمتابعة مع العملاء، كما يقدم لك تقارير عن الحاضرين، ومدى اهتمامهم، وما الأسئلة التي طرحوها والإجابة عليها لتتمكن من تقييم المؤتمر أو الاجتماع بسهولة.

التطبيق متاح لمستخدمي نظام أندرويد على متجر جوجل بلاي، وكذلك لمستخدمي نظام آي أو إس على متجر آيتيونز.

5- تطبيق Easy Webinar

تتميز منصة Easy Webinar بأنها المنصة الوحيدة على الإنترنت التي تجمع بين تقنيات عقد المؤتمرات والأحداث واستراتيجيات التسويق الخاصة بك من أجل جذب عدد أكبر من العملاء المحتملين لنشاطك التجاري وكذلك زيادة المبيعات.

يساعدك تطبيق EasyWebinar في إنشاء ندوات ومؤتمرات عبر الإنترنت مباشرة في أقل من 60 ثانية باستخدام تقنية البث المباشر عالية الدقة.

كما يتيح لك استخدام ميزة أتمتة الويبينار Webinar Automation، التي تجمع بين تقنية المشاركة وعناصر إدارة التعلم والمتابعة عبر البريد الإلكتروني والتكامل مع الخطط التسويقية، وكلها مصممة لزيادة العملاء المحتملين والمبيعات.

التطبيق متاح لمستخدمي نظام أندرويد على متجر جوجل بلاي، وكذلك لمستخدمي نظام آي أو إس على متجر آيتيونز.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFx
    FinMaxFx

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

Like this post? Please share to your friends:
الاستثمار في التداول
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: